Chatbot para taller mecánico: recoge averías y agenda citas 24/7

Un taller no pierde clientes por hacer mal las reparaciones. Los pierde antes, cuando alguien escribe “¿cuánto me cobráis por cambiar las pastillas de un Clio?” a las 12:20 y nadie contesta hasta las 16:00. A esa hora el coche ya tiene cita en otro sitio. Este artículo explica qué parte de ese trabajo puede hacer un chatbot en un taller de barrio, qué parte no debe hacer nunca, y cómo encaja con el presupuesto por escrito que la ley te obliga a dar.

El coche medio en España tiene 14,6 años. Eso es trabajo para ti

Según el informe anual de ANFAC, la edad media de los turismos en España subió en 2025 a 14,6 años. De los 26,7 millones de turismos que circulan, 12,9 millones tienen más de 15 años[ANFAC — Informe anual, edad media del parque 2025]. En Castilla y León, Galicia y Extremadura la media pasa de 16,5 años. Solo Madrid baja de 12.

Un parque tan viejo significa más averías, más mantenimiento fuera de garantía y más gente que compara talleres independientes en lugar de ir al concesionario. Y la comparación empieza casi siempre igual: un mensaje por WhatsApp o un formulario web con una pregunta de precio.

A eso se suma la ITV. El informe 2025 de AECA-ITV dice que el 19% de los coches no pasa la inspección a la primera y que tres de cada diez vehículos obligados a pasarla ni siquiera van. Los defectos graves más frecuentes son alumbrado (23%), emisiones (22%), ruedas y suspensión (20%) y frenos (11,4%)[Infotaller — Informe AECA-ITV 2025]. Cada uno de esos rechazos es una visita al taller, normalmente con prisa, porque la segunda inspección tiene plazo.

Lo que la gente pregunta antes de traer el coche

Si miras el WhatsApp del taller de la última semana, las conversaciones que entran se parecen mucho entre sí. Estas son las que más se repiten, con lo que el cliente espera oír:

• “¿Cuánto es la hora de mano de obra?” El estudio de GANVAM y GiPA sobre 760 talleres sitúa la tarifa real media en 43,8 €/hora: 38,1 € en independientes sin red, 40,5 € en independientes de red y 53,2 € en concesionarios[Posventa — Estudio GANVAM/GiPA, tarifa de mano de obra]. Si tu tarifa está publicada, el bot la dice. Si no lo está, el cliente supone que es cara.
• “¿Cuánto cuesta el cambio de aceite / la pre-ITV / las pastillas?” Quiere una horquilla, no una cifra cerrada. Para un cambio de aceite con filtro en un coche normal, el rango típico son 80 a 140 € según aceite y cantidad; una pre-ITV, entre 30 y 60 €. Tú conoces tus números mejor que nadie: el bot solo tiene que repetirlos con la palabra “orientativo” delante.
• “¿Trabajáis mi marca?” Sobre todo con híbridos, eléctricos y marcas asiáticas recientes. Respuesta de una línea, pero si no llega, el cliente busca otro taller.
• “¿Cuándo me lo podéis coger?” La pregunta que decide. Un taller que dice “el jueves a las 9” se lleva el coche; uno que dice “llámanos mañana” no.
• “¿Tenéis coche de sustitución?”, “¿hacéis recogida?”, “¿aceptáis tarjeta?”, “¿abrís los sábados?” Detalles logísticos. Cada uno es un mensaje más que alguien del taller tiene que contestar con las manos sucias.

Lo que la ley ya te obliga a hacer, y cómo lo respeta el bot

Los talleres de reparación en España se rigen por el Real Decreto 1457/1986. No es una norma nueva, pero marca exactamente hasta dónde puede llegar un chatbot:

• Presupuesto previo por escrito, con una validez mínima de doce días hábiles, salvo que el cliente renuncie a él de forma fehaciente (art. 14).
• Resguardo de depósito cuando el vehículo se queda en el taller (art. 14.7).
• El cliente tiene derecho a que le enseñen las piezas sustituidas (art. 9.5).
• Garantía de la reparación de tres meses o 2.000 km (art. 16.2)[BOE — Real Decreto 1457/1986, talleres de reparación de vehículos].

De aquí sale una regla simple para configurar el bot: nunca da un presupuesto, da una orientación. El presupuesto lo hace el mecánico con el coche delante, por escrito, y es el que obliga. Lo que el bot dice por WhatsApp es “un cambio de pastillas delanteras en tu modelo suele estar entre 90 y 150 € con piezas; el presupuesto cerrado te lo damos cuando veamos el coche”. Es la misma frase que diría tu recepcionista, y protege al taller de discusiones después.

También conviene que el bot sepa explicar la garantía de tres meses o 2.000 km y el resguardo. Son dos cosas que el cliente nuevo no conoce y que, dichas antes de venir, hacen que el taller parezca serio.

Así se ve una conversación real con el bot

El ejemplo es un sábado a las 10:15, con la persiana del taller bajada. Los precios son los que el dueño ha cargado en el panel; el bot no inventa nada.

Fíjate en tres cosas. El bot dio un precio porque el dueño lo había cargado. No dijo qué le pasaba al piloto. Y usó la palabra “resguardo” sin que nadie se la pidiera, porque está en la información del taller. El lunes por la mañana el mecánico abre el panel y ya tiene la cita, el modelo y los kilómetros.

Con qué software convive

Casi todos los talleres llevan ya un programa de gestión: los presupuestos, las órdenes de reparación, la facturación y el histórico de cada matrícula. Los más habituales en talleres independientes son del tipo Cuentataller, Gestaller, Solgest o Autoplan, y en chapa y pintura los sistemas de valoración de Audatex o GT Estimate. El chatbot no sustituye a ninguno. Trabaja antes: atiende la pregunta que entra por WhatsApp o por la web, recoge los datos del coche y deja la cita. La orden de reparación la sigues abriendo donde siempre.

Lo que sí cambia es cuántas veces al día alguien del taller tiene que dejar lo que está haciendo para contestar “¿cuánto es la hora?”. Esa parte desaparece.

Qué información hay que darle al bot para que funcione bien

Un bot con datos vagos contesta vago. Para un taller, lo mínimo que hay que cargar:

1. Tarifa de mano de obra por hora, con IVA o sin IVA (di cuál).
2. Los diez servicios que más te piden, con precio orientativo en horquilla: cambio de aceite, pre-ITV, pastillas, discos, batería, neumáticos por medida habitual, distribución, embrague, aire acondicionado, diagnosis con máquina.
3. Marcas y tipos de vehículo que trabajas y cuáles no (eléctricos, motos, furgonetas grandes).
4. Horario, si abres sábados, si hay coche de sustitución y si recoges a domicilio.
5. Cómo funciona el presupuesto: gratuito o no, por escrito, validez, garantía de 3 meses / 2.000 km.
6. Qué hacer con síntomas: la frase exacta que quieres que use el bot para derivar al mecánico.

Son unas 3.000 a 4.000 palabras si te lo tomas en serio, y se escriben en una tarde. Después hay que revisarlo cuando cambias precios, normalmente una vez al año.

Cuánto cuesta y qué plan tiene sentido para un taller

En un taller el canal es WhatsApp. Casi nadie escribe por Instagram para pedir una cita de frenos. Por eso el plan que suele encajar es el Básico, 29 € al mes: web y WhatsApp, hasta 500 conversaciones al mes. Es menos de una hora de mano de obra.

Si quieres que el bot cierre las citas solo contra tu calendario, sin que nadie del taller confirme, y que mande el recordatorio por WhatsApp el día antes, eso es el plan Negocio (99 €). Para un taller de dos o tres personas normalmente sobra con el Básico y confirmar las citas a mano al abrir por la mañana. Los planes de pago tienen 14 días de prueba, y el plan gratuito con widget web no caduca, así que puedes ver cuántos mensajes entran antes de decidir.

Errores típicos al poner un chatbot en un taller

• Dar precios cerrados. Ya lo hemos dicho: horquillas y la palabra “orientativo”. El RD 1457/1986 te obliga al presupuesto escrito, no al bot.
• No decir la tarifa de mano de obra. El cliente la va a preguntar. Si el bot responde “depende”, se va.
• Dejar que el bot hable de averías. Configúralo para que ante cualquier síntoma pida datos del coche y proponga hora. Nada más.
• No mirar la bandeja. El bot recoge citas y mensajes; alguien tiene que abrirlos cada mañana. Diez minutos con el café.
• Precios de hace dos años. Cuando subas la hora, actualiza el bot el mismo día. Un bot con precios viejos es peor que ninguno, porque crea una expectativa que luego tienes que romper.